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2020年5月4日(月)に、安倍晋三内閣総理大臣は、5月6日(水)までとしていた緊急事態宣言を、全国を対象として5月31日(日)まで延長することを正式に発表しました。
学校にも行けず、ゴールデンウィークも全く出かけられず、気が重くなりがちですが、地域によってはこれよりも早く宣言を解除するとの方針も示されました。
医療関係者の皆様の尽力と、その他私たちの活動自粛により、まだ僅かですが光が見えてきたようにも感じられます。
ただし、活動の自粛は「新しい生活様式」を取り入れた上で段階的に解除されていく見通しとなっています。身近な人へ感染させてしまうことを防ぎ、医療関係者の皆様の負担を減らすべく、マンションでの生活や運営にも新しい仕組みを導入することが求められています。

今回は、新型コロナウイルスの感染拡大を防止しながら、お住まいのマンションの「総会」をどのように開催したら良いのかについてお話しします。

目次
1. マンションの総会って、そもそもどんなもの？
2. 開催時期は変更したり延期してもいいの？
3. やっぱり開催したいんだけど、どうやって開催したらいい？
4. お住まいのマンションに合った方法の採用と、今後のための準備を。

マンションは共同住宅ですので、共用部分の改修工事やマンションに住む上でのルールづくりなど、居住者個人では決められない・分からない部分が必ず発生します。こうした事項について報告・協議・議決する機会が、マンションの「総会」です。定期的に開催される「通常総会」と、何か決めたい時に臨時で開催する「臨時総会」があります。
「通常総会」の開催頻度は、区分所有法によって「少なくとも毎年1回」開催することと定められています。ここでは、1年間の収支や次年度の予算など、事務的な事項に関する報告をしなければなりません。
マンションにお住まいの皆さんも、毎月支払っている管理費や修繕積立金、駐車場料金などが、どのぐらい集まって、どのように使われているのか気になりますよね？
それを知ることができるのが、この「通常総会」です。
開催は任意ではなく義務になっているということがポイントです。
だからこそ、三密を避けなければいけないのに、総会も開催しなければ…とお悩みのマンションさんも多いのではないでしょうか。

総会の開催時期は、区分所有法では詳細には定められていません。
毎年同じ時期に開催されるのは、1年に1回開催するとなると、毎年同じ時期の方が年間の報告をしやすいからです。
このことから、マンション標準管理規約(第42条第3項)「理事長は、通常総会を、毎年 1 回新会計年度開始以後 2 か月以内に招集しなければならない。」に従って、実施しているマンションも多いかと思いますが、新型コロナウイルスの影響を受けて、法務省は「マンションの管理組合等における集会の開催について」として、方針を示しました。
開催時期は、前回の開催から1年以内にと定められているわけではないので、状況に合わせてある程度開催時期を変更できる、との見解を示しています。
例えば、4月から翌年3月までを1つの期として、毎年4月に総会を開催していたとします。
この総会は毎年4月でなくでもよく、3月までの内容を報告する総会は同年8月まで延期したりしてもいいということです。
ただし、あまりにも期間が長く空いてしまうと、議題が古く協議しにくいということも考えられます。

法務省「マンションの管理組合等における集会の開催について」

1、2ヶ月程度の延期であれば、議題の内容もまだ新しいですが、10ヶ月も延期してしまうと、新しい期も既に10ヶ月も終わってしまっているので、前期のことは思い出すのもなかなか大変でしょう。
通常総会は、やはり予定通りに開催したいという方も多いかと思います。では、三密を避けながらどのように開催すれば良いでしょうか。

【1】書面を利用する

新型コロナウイルスが流行する前から、こうした方法を取ったことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。
総会をどうしても欠席しなければならない時などに採用されている方法です。
詳細については、お住まいのマンションの管理規約に定めれていることが一般的なので、この機会にその部分についてよく読んでみることをお勧めいたします。

【1】-1　委任状

委任状は、議題の賛否について特定の人に委任するというものです。一般的には理事長に委任する形が取られます。誰に委任するのかが分からない委任状は無効となってしまいますので、記入漏れのないように注意が必要です。

【1】-2　議決権行使書

議決権行使書は、議題の1つずつに対して賛否の意思を表示できるものです。委任状のように一任するのではなく、ご自身の意思を伝えることができるのが特徴です。株主総会に出席できない場合などでも採用されている方法です。

公益財団法人 マンション管理センターは、新型コロナウイルス拡大の状況を踏まえて、通常総会の開催についてのQ&Aをまとめています。

公益財団法人 マンション管理センター ホームページ
新型コロナウイルス感染拡大における通常総会開催に関する Q＆A（改訂版）

【2】電磁的方法を利用する

区分所有法では、議題に関する意思表示の方法は、「電磁的方法」も認められています。
「電磁的方法」とは、電子メールの送信、ホームページへの書き込み、CD-Rの提出などで、受信者が保存・出力できる方法のことです。
【1】で行うことを、「電磁的方法」に置き換えてもよいのです。
「電磁的方法」については、2003年(平成15年)の区分所有法改正により明記されたので、お住まいのマンションの管理規約にこれを反映しているところも多いのではないでしょうか。
お住まいのマンションの管理規約をご覧いただき、記載があればそれを存分に活用すると良いでしょう。
もし記載が無ければ、将来的には「電磁的方法」の活用について協議・追記することが望ましいでしょう。

戸数や年齢構成など、マンションの状況はそれぞれ異なります。
三密を避けながらの総会開催方法をいくつか示しましたが、お住まいの皆様の安全をより確実に確保できて、ご自身のマンションに合った現実的な方法はどれなのか、よく比べて採用してみてください。

また、今回は採用が難しいという方法も、今後は採用が望まれることもあります。
緊急事態宣言が解除された時には、改めて管理組合内で協議し、もし新型コロナウイルス流行の第2波がやって来たら…といったことを想定して、備えをしておくことが大切です。

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《この記事のライター》
大塚 麻里絵
建装工業株式会社　MR業務推進部所属
埼玉県出身　東京理科大学理工学部建築学科卒業
一級建築士・一級建築施工管理技士を有し、大規模修繕工事現場にも従事した経験のある女性技術者・ライター

（2020年5月11日記事更新）